ERP系统环境下出版企业内部控制风险问题探析

中国农业科学技术出版社有限公司　刘秀霞

　　出版业是一个比较特殊的行业，其财务核算兼具制造企业和物流企业核算属性，ERP系统能实现出版企业核心业务一体化管理。通过将相关管理制度嵌入到ERP系统业务流程中，开展企业内部控制信息化管理，增强业财融合，为出版企业整体战略目标保驾护航。但在实际操作中，通过对几家出版社调研发现，目前仍存在以下方面问题。

　　在编务流程方面，主要存在：一是前期立项时，项目信息录入不真实、不准确，存在随意性较大、重复录入现象，再加上无专人审核，容易使项目信息混乱。二是系统中，专家、作者信息不维护或维护不准确，造成费用支付无标准、发放无依据。三是合同管理环节不到位，导致实际合同与ERP系统中合同信息不符，或合同管理直接在ERP系统上不体现，ERP系统长期处于合同盲区状态，导致财务部门审核支付无标准、无依据。四是编务成本核定不完整、不及时，成本核定数据存在重复录入、录入错误未纠正情况，导致单书成本增加、成本数据不真实。五是入库后，半年甚至更长时间，成本未及时归集，造成成本数据严重滞后，从而影响单书成本核算及产成品数据的真实性。

　　在印务流程方面，主要存在：一是下印环节，数据录入与实际不符，如印数字段填写数量与实际不符，再加上审核把关不严，造成单书成本数据不真实。二是印务成本核定数据重复录入、录入错误、成本归集不及时，造成产成品或在产品数据不真实，影响后期财务核算。三是未启用工价核准功能，印务成本发生时，如果审核不严，将造成超标准支付。

　　在原材料管理方面，主要存在：一是纸张采购管理不规范，造成纸张浪费或存在国有资产流失风险。二是ERP系统纸张入库数据与实际入库单不符，造成ERP系统中纸张类型、单价混乱，项目用纸不准确，单书成本不能如实反映。三是ERP系统上，用纸申请单数据录入不及时、不准确，甚至漏录入、重复录入，再加上无专人审核、长期不对账，实物盘点工作不执行，造成原材料账实不符。

　　在成本管理方面，主要存在：一是ERP系统上线时，由于数据迁移问题，一部分出版企业没有对数据进行及时清理核对分析，匆忙上线造成ERP系统中产成品和在产品都出现不同程度的账实不符。二是在日常单据处理中，成本数据混乱，未及时核对清理，成本支付审核不挂钩，导致ERP系统产成品库存不真实。三是在产品完工时，结转不及时，造成ERP系统库存数据与实际不符。

　　在库存图书管理方面，主要存在：一是在途图书管理不到位，在途图书与财务账没有关联，没有形成在途商品，存在不及时确认收入、无账期、无专人管理问题。二是业务员离职时，对在途图书不实行交接手续，下一任业务员放任不管，财务监管不严，造成在途图书越来越多，资产流失风险增加。三是未进行实物盘点，对库存图书放任不管，无专门机构归口管理，未对库存图书进行市场分析，未及时报废、清库存，造成库存图书爆仓，仓储面积及仓储费居高不下，期末存货跌价准备计提数据越来越大，形成恶性循环，导致国有资产难以实现保值。

　　在往来账款方面，主要存在：一是客户管理混乱，未建立客户信用和回款政策，ERP系统内调账单滥用，国有资产流失风险加大。二是客户往来明细应收预收混淆，无专人管理往来账款，与客户对账不及时，询证工作未进行，造成资产负债严重不实，财务报表数据不实。

　　ERP系统可以实现在线流程管理，然而怎样将企业内控管理制度嵌入到ERP系统中？笔者认为，首先，从管理角度，出版企业可根据《企业内部控制基本规范》及配套指引等要求，结合企业自身实际，制定适合企业的内控管理制度。其次，可以将企业内部控制管理制度与ERP系统相融合，使整个ERP系统业务流程环环相扣。通过各个环节实名制设置，各个部门互相牵制，达到制约平衡，实现业务方面风险管控，形成基于ERP系统的良好内部控制管理。

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